Şedinţele acaparează un număr tot mai mare de ore din ziua de lucru și marea majoritate a angajaților le consideră o pierdere de timp.
Ședința este cea mai frecventă metodă de management utilizată de manager în activitatea sa, calitatea ei influentând sensibil calitatea managementului. Există însă modalități de a organiza şedinţe eficiente care îi fac pe angajați să se simtă energici și mai entuziasmați atunci când se organizează aceste întâlniri care ar trebui să aibă, de regulă un scop constructiv.
Iată câteva paşi care fac întâlnirile mai interesante și productive:
- Stabileşte un obiectiv clar (comunici ceva important)
Înainte de ședință întreabă-te dacă ai într-adevar ceva de comunicat și dacă e necesară întâlnirea. O întâlnire trebuie să aibă un scop specific și bine definit.
Cea mai importantă întrebare pe care ar trebui să ţi-o adresezi înainte de a trimite invitaţia la şedinţă este: Ce intenționez să obţin prin această întâlnire? Vrei să informezi oamenii despre o schimbare de conducere sau o schimbare de strategie? Cauţi informații cu privire la o problemă cu care se confruntă compania? Cauţi să iei o decizie cu privire la o anumită chestiune? Care ar fi consecințele probabile dacă nu ții şedinţa? Cum să judeci dacă a fost un succes sau un eșec?
Întâlnirile permanente cu scopuri vagi, cum ar fi doar „actualizări de stare”, sunt considerate pierdere de timp de cele mai multe ori.
Este o pierdere de timp pentru cei care participă la şedinţă dacă obiectivul întâlnirii este doar să ofere informații pur faptice care se pot trimite sub forma unui document printr-un e-mail. Dar dacă apare nevoia de clarificare și comentarii pentru a-i da sens, sau dacă are implicații profunde pentru membrii reuniunii, atunci se poate introduce ca element pe ordinea de zi
- Menține simplitatea –invită doar persoanele responsabile
Când convoci o întâlnire, acorda-ți timp să te gândeşti la cine trebuie să fie acolo. Dacă anunți o schimbare, invită persoanele care sunt afectate de anunț. Dacă încerci să rezolvi o problemă, invită oamenii care vor fi surse bune de informații pentru o soluție.
Când oamenii consideră că ceea ce se discută nu este relevant pentru ei sau că nu au abilitățile sau expertiza necesară pentru a fi de ajutor, vor considera participarea la întâlnire ca o pierdere de timp.
De asemenea, asigură-te din timp că pot participa toți cei implicați
- Comunică din timp programul ședinței (ordinea de zi)
Scrie într-o agendă tot ceea ce intenționezi să discuţi în cadrul întâlnirii, alocă timp de discuţie pentru fiecare punct de pe ordinea de zi și trimite oamenilor prin e-mail, în avans, agenda întâlnirii.
Trimite materiale cu mult înainte de întâlnire sau măcar cu o zi înainte – cu o cerere de confirmare, oamenii să le poată examina și să vină pregătiți să discute despre elementele enumerate. Toți membrii echipei ar trebui să înțeleagă așteptările și ceea ce li se cere la fiecare întâlnire, astfel încât să poată veni pregătiți de fiecare dată.
În timpul ședinței, poţi pune programul întâlnirii pe un ecran, pe un flip chart, sau pe o tablă albă pentru ca toți participanții să o poată vedea în permanenţă. Acest lucru îi ține pe oameni concentrați asupra subiectelor de discuție.
Ţine discuţia aproape de subiect şi nu depăşi durata fixată fiecărui punct de discuţie de pe ordinea de zi. O persoană care depăşeşte timpul alocat pentru discuţie poate influența durata întâlnirii. Stabileşte de la început o regulă pentru a se respecta cadrul de desfăşurare al şedinţei și nu te abate de la el.
4. Începe la timp, termină la timp
Oamenii îi apreciază pe cei care înțeleg că timpul lor este valoros. Dacă vei începe la timp şi vei termina în timpul alocat întâlnirii, vei avea reputaţia unui om care îi respectă pe ceilalți, motiv pentru care oamenii nu vor cauta motive de a se sustrage de la şedinţe. Un alt lucru de care să ţii cont: nu programa nicio întâlnire care să dureze mai mult de o oră. Șaizeci de minute este, în general, perioada de timp în care participanții pot rămâne implicați.
5. Implică pe toată lumea și ascultă toate părerile înainte de a lua o decizie
Înainte de întâlnire, asigură-te că rolul fiecărei persoane în cadrul întâlnirii este clar definit și înțeles. Dacă așteptările nu sunt bine definite înaintea întâlnirii, întâlnirea nu va fi productivă. Aceasta înseamnă că poți să-ți atribui tu rolul de facilitator, sau îl poți atribui altcuiva. De asemenea poți atribui un rol celui care notează lucrurile importante ale discuției, un rol celui care ține timpul și așa mai departe.Fiecare persoană care participă la ședință ar trebui să îndeplinească un rol specific și ar trebui să facă parte din procesul decizional. Dacă nu este cazul, probabil că nu este necesară prezența lor. Motivul pentru care a fost convocată întâlnirea este că nu poți lua singur o decizie și ai nevoie de sprijinul echipei. Din acest motiv, trebuie să încurajezi participarea deplină a fiecărei persoane la întâlnire. Perspectivele diferite vor fi benefice pentru a identifica oportunități de creștere, stabilirea obiectivelor, strategii și executarea planurilor de realizare ale obiectivelor.
Fii un bun ascultător, pentru a-i face pe participanți să se simtă confortabil, să-și exprime părerile și opiniile. Expertul în leadership, Simon Sinek, sugerează ca liderul să vorbească ultimul la întâlnire.
Abilitatea de a-ți păstra opiniile până când toată lumea și-a exprimat părerea înseamnă două lucruri: unu, da-i tuturor celorlalți sentimentul că au fost auziți, le oferi tuturor sentimentul de a simți că au contribuit. Și doi, ai avantajul de a auzi ceea ce gândesc toți ceilalți, înainte de a-ți exprima părerea.
6. La final alcătuiește un rezumat al celor discutate – nota/minuta şedinţei.
Este un fapt dovedit că oamenii ies de la aceeași întâlnire cu percepții și interpretări diferite asupra celor discutate. Asigură-te că cineva scrie minute de ședință, fie că atribui acest rol altcuiva, fie că îți asumi tu această responsabilitate. Uneori, este dificil să ne amintim tot ce s-a discutat, deciziile care au fost luate și elementele de acțiune care trebuie finalizate pentru următoarea întâlnire. Pentru a reduce acest risc, trimite prin e-mail în termen de 24 de ore după întâlnire o notă care subliniază ceea ce a fost agreat și lucrurile cele mai importante. Notează responsabilitățile date, sarcinile delegate și eventualele termene atribuite. În acest fel, toți cei care au participat vor avea o imagine clară a ceea ce s-a discutat şi agreat. De asemenea, identificați și precizați următorele obiective sau puncte de urmărire viitoare, dacă există. De asemenea, poți alege să deschizi următoarea întâlnire, trecând în revistă elementele de acțiune din întâlnirea anterioară pentru a înțelege progresul și starea proiectelor.
7. Solicită feedback
Cât de eficientă a fost această întâlnire?
Ia în considerare solicitarea de feedback a participanților și întrebă-i cât de eficientă a fost întâlnirea. Acest feedback este important, deoarece te poate ajuta să reflectezi asupra a ceea ce a fost bine sau ce ai putea schimba sau îmbunătății pentru data viitoare când organizezi o nouă întâlnire. Mai mult, poți adapta întrebările pe care le adresezi echipei tale pentru a aborda subiecte specifice la care dorești o îmbunătățire sau o schimbare.
Amintește-ți de fiecare dată că întâlnirile sunt costisitoare pentru o organizație. Este important să vă folosiți timpul eficient.
Orice întâlnire de succes necesită o bună organizare, planificare și colaborare cu restul membrilor echipei. Trebuie să fie necesară o întâlnire eficientă, deci este foarte important să te gândești la scopul întâlnirii, la ceea ce vrei să realizezi și la cine trebuie să participe.
Întâlnirile pot fi cu adevărat valoroase și productive.
Trebuie doar să faci pașii necesari pentru a le face așa.
Sper să-ţi fie de folos! Lasă-mi un comentariu, tu ce ai mai adăuga?
Vezi şi celelalte articole de la noi!
Sursa foto: internet
