Pe tine ce te face productiv? Ce faci în acest sens? Cum poți să fii mai productiv?
Sunt întrebări pe care posibil să le fi primit destul de des în ultima perioadă.
A fi productiv înseamnă a lucra eficient, a folosi timpul alocat în așa măsură, încât să îți rămână timp și pentru alte activități în afară de job.
Recunosc că nici eu nu am fost mereu o persoană organizată, și eu am avut probleme legate de gestionarea timpului și a activităților, de aceea am căutat răspunsuri și informații care să mă ajute în acest demers şi pe care aş vrea să le împărtăşesc cu tine.
Am stat de-a lungul timpului de vorbă cu oameni cu adevarat ocupați pe care i-am întrebat ce fac, cum câștigă ei timp. Ce mi-au spus este că ei nu fac ceva ce nu reprezintă pentru ei o prioritate.
“Pentru noi timpul este o alegere, de aceea prioritizăm.”
Şi tu trebuie să ai puterea să-ţi umpli timpul cu ceea ce este important pentru tine, adică să înveţi să prioritezi, dacă vrei să câştigi timp pentru ceea ce contează pentru tine.
Prioritizarea este principala abilitate în gestionarea eficentă a timpului şi presupune ordonarea, structurarea, planificarea obiectivelor şi sarcinilor personale şi profesionale, astfel încât să poată fi realizate în mod optim.
La ce te ajută prioritizarea?
Prioritizarea te ajută să îţi aloci timp acolo unde este cel mai necesar, eliberându-te pe tine sau pe membrii echipei tale (dacă conduci oameni), de sarcini care nu te fac productiv.
Dacă vei învăţa să prioritizezi, vei putea să-ţi menţii promisiunile şi angajamentele, şi în consecinţă vei fi mai productiv şi totodată vei elimina şi stresul.
Ideal este să fim productivi nu doar ocupaţi.
Când îţi planifici ziua, trebuie să iei în considerare mai mulţi factori.Trebuie să iei în considerare timpul pe care îl ai de fapt disponibil, trebuie să iei în calcul cât de importante sunt activităţile/sarcinile tale, trebuie să iei în calcul şi nevoile familiei tale, a şefului tău, a membrilor din echipa ta sau nevoile clientilor pentru mediul profesional.
Prioritizarea se face în funcţie de două variabile: urgenţa şi importanţa fiecărei sarcini/activităţi.
De regulă ne concentrăm pe cele mai urgente.
Urgent e ceva care cere o atenţie imediată. Urgenţele te provoacă, dar de multe ori se dovedesc a fi neimportante.
Pe de altă parte, importanţa este strâns legată de rezultate.
De regulă, ceea ce e important e rar urgent iar ceea ce e urgent e rar important.
Dacă eşti şi manager ar trebui să te ocupi de ceea ce este important mai degrabă decât urgent.
- Un instrument folosit pentru prioritizare este Matricea Prioritătilor sau Matricea Eisenhower
Matricea Priorităţilor este de fapt o diagramă simplă, utilă pentru determinarea priorităţilor pentru a obţine un randament ridicat.
Sursa: Expert Program Management
Pentru a folosi timpul şi energia ta în mod eficient, va trebui să identifici activităţile importante şi urgente, precum şi cele care pot fi sau trebuie delegate sau evitate, pentru a câştiga şi a aloca timp activităţilor cu adevărat importante.
Acest instrument îţi permite să analizezi valoarea unei sarcini, în comparaţie cu efortul pe care îl vei depune pentru a o realiza. Te ajută să vezi dacă sarcina ta îţi aduce câştiguri rapide, dacă este un proiect major, dacă este o sarcină de rutină mai puţin importantă sau dacă poţi să o amâni.
De aici, poţi vedea şi ce poţi delega sau amâna pentru a câstiga timp.
Conform celor de la Expert Program Management, câştigurile rapide sunt cele mai atractive proiecte care trebuie valorificate cel mai mult.
Proiectele majore trebuie valorificate când rezultatele aşteptate sunt importante. Activităţile de rutină şi cele fără importanţă se pot delega sau amâna.
2. Un alt instrument care te ajută să prioritizezi este Principiul lui Paretto.
Creatorul său a fost Vilfredo Pareto, sociolog, economist şi inginer italian care, la sfârşitul secolului al XIX-lea, a observat că în fiecare ţară, indiferent cât de bogată este aceasta, 80% din bani se concentrează în mâinile a 20% din populaţie.
Principiul lui Paretto cunoscut şi sub denumirea de Regulă 80/20, este bazat pe ideea ca 20% din efortul depus generează 80% din rezultate. Poţi folosi
Principiul lui Paretto pentru a identifica activităţile cu cea mai mare valoare care ar avea cel mai mare impact daca le-ai rezolva. După Paretto 80% din rezultate le produc 20% din sarcinile cu adevarat importante.
Prioritizarea poate fi şi o provocare atunci când lucrezi într-o echipă deoarece fiecare membru al echipei doreşte să facă ceea ce este important pentru el.
În acest caz poţi utiliza Metoda Crawford Slip de prioritizare. Metoda Crawford a fost dezvoltată în 1920 în S.U.A.de către un domn Crawford.
Cum funcţionează metoda?
Fiecare membru al echipei scrie sarcinile pe care le consideră cele mai importante pentru echipă pe cartonaşe separate.
Apoi se numară cartonaşele pentru a identifica cele mai multe răspunsuri de acelaşi fel, astfel încât să poţi identifica priorităţile de bază ale echipei.
Este şi o metodă foarte simplă de colectare a ideilor.
Acest instrument este util, deoarece nu numai că ajută echipa să ajungă la un consens, dar este şi util deoarece toţi membrii echipei se simt valorificaţi, sau simt că fiecare contribuie la obiectivul comun al echipei din care fac parte.
Să ştii să-ţi prioritizezi activităţile este o abilitate esenţială în lumea distragerilor de atenţie în care trăim.
Dacă nu suntem îndeajuns de capabili să gestionăm toate cerinţele pe care le avem, vom ajunge să ne petrecem timpul simţindu-ne pe pilot automat, sau ca într-ul roller coster, încercând din greu să le facem pe toate, dar neapuncând să le ducem pe toate la bun sfârşit.
Toate aceste intrumente te pot ajuta şi la reducerea stresului. Nivelul de stres se reduce semnificativ atunci când există o planificare a unui volum mare de sarcini, crescând în acelaşi timp şi sentimentul de control al propriei vieţi personale şi profesionale.
Ceea ce mai trebuie sa reţii este că lipsa de timp înseamnă de fapt lipsa priorităţilor.
Dacă ţi-e greu să prioritizezi puneţi trei întrebări simple:
“Dacă ar fi să faci un singur lucru toată ziua, care ar fi acela? Dar numarul 2? Dar numarul 3?”
Îţi recomand să te concentrezi pe un număr mic de priorităţi extrem de importante .Cifra magică 3 din basme.
Prioritizarea este de fapt parte din managementul timpului.
În consecinţă,prioritizarea este până la urmă un concept simplu care poate aduce schimbări majore în viaţa ta.
Prioritizează-ţi activităţile, prioritizează-ţi viata! Pune priorităţile pe primul loc!
sursa foto: internet
