Mangementul este o activitate complexă care se bazează pe patru funcții mari și importante: planificare, organizare, leadership și control.
Voi aborda în acest articol, funcția de planificare, una, dacă nu, cea mai importantă funcţie managerială.
Fără planificare nu este posibil ca o organizaţie să ştie încotro se îndreaptă, pentru simplul motiv, că nimeni nu ştie unde are intenţia să ajungă.
Planificarea este o activitate prin excelenţă managerială. Toţi managerii, într-un fel sau altul, ar trebui să ştie să planifice. Modul de abordare a planificării, maniera de a ajunge la planuri, complexitatea şi conţinutul planurilor diferă de la un nivel managerial la altul şi chiar de la o organizaţie la alta. Unii manageri, nu planifică deloc, dar asteaptă să obţină rezultate.
Planificarea este kilometru 0 în management, toate celelalte funcții, funcția de implementare și control, nu se pot face fără planificare. Dacă ar fi să dau o definiție a planificării, pot spune că, planificarea presupune estimarea viitoare a evoluției unei organizații, incluzând toate activitățile care conduc la realizarea obiectivelor.
Ca să poţi să planifici, întrebările la care ar trebui să răspunzi sunt: Ce, Cum și Când, se vor realiza obiectivele?
Nu se poate planifica dacă nu există un scop, un obiectiv clar, şi pentru asta trebuie să stabileşti obiective, incluzând planificarea sarcinilor, planificarea structurii de lucru, planificarea resurselor, planificarea termenelor de realizare a sarcinilor, planificarea sistemului de informare, planificarea bugetului.
„Obiectivele nu țin de soartă, ele sunt făcute pentru a stabili direcția organizației.”- Peter Drucker
Obiectivele sunt angajamente, care hotărăsc viitorul organizației, ele antrenează toate resursele și energiile pentru a atinge obiectivele stabilite. Sau, altfel spus, obiectivul este rezultatul viitor, așteptat sau dorit de organizație. Orice organizație există pentru a produce rezultate, pentru a atinge anumite scopuri.
Planul sau traseul care duce spre obiectiv sau spre rezultat reprezintă de fapt, planificarea.
Deci, planificarea începe întotdeauna de la un obiectiv.
Scopul principal al setării obiectivelor este de a transpune viziunea, misiunea şi valorile organizaţiei în obiective de performanţă.
În management, obiectivele corect formulate, respectă principiul SMART.
SMART este un acronim: Specific, Măsurabil, Abordabil, Realist şi Temporal.
- Specific: Îţi arată claritatea, cu cât obiectivul tău este mai clar, cu atât ţinta ta este mai bine stabilită.
- Măsurabil: Poți să verifici, să monitorizezi, să măsori: calitativ sau cantitativ. În momentul în care poți să cuantifici rezultatul, are sens pentru tine. Cât de mult? Ce cantitate?
- Abordabil sau tangibil: Să poți să-l atingi. Un obiectiv valid este unul realist.
- Relevant: Ţelul propus are importanţă? Cum te vei simţi dacă îl vei atinge?
- Temporal: Te raportezi la un termen de realizare. Până când?
Obiectivele formulate corect stabilesc prioritățile pe termen lung, vorbim de obiective strategice, ce oferă direcții de urmat organizatiei sau obiective operaționale, pe termen scurt.
Exemplu: “Vreau să câștig mai mulți bani.”
Este un obiectiv prea general formulat. Ce înseamnă mai mulţi bani, în cât timp? Nu ai o mare claritate legată de ce vrei să obţii.
Altfel este să spui: „Vreau să câștig din afacerea mea 100.000 euro în termen de 1 an.”
Ai acum mai multă claritate?
Cum vei știi că ți-ai îndeplinit obiectivul?
Dacă ai depășit această sumă în intervalul de timp propus, e clar că ai atins obiectivul pe care ți l-ai stabilit. Altfel, cum ştii că l-ai îndeplinit? Cum măsori, ce măsori, ce vrei să obţii?
În concluzie, planificarea presupune luarea deciziilor cu privire la ce trebuie făcut, care sunt termenii de realizare, unde trebuie făcut, cum trebuie făcut. Planul de acţiune trebuie să prevadă căile şi mijloacele prin care vor fi implementate acţiunile cerute de obiective. Implementarea planului necesită repartizarea sarcinilor şi dirijarea personalului pentru a le îndeplini.
Poţi învăţa mai multe lucruri despre planificare la cursul nostru de manager.
Nu uita! 10% din timpul pe care-l petreci planificându-ți și organizându-ți munca, îți vor economisi nu mai puțin de 90% din timpul necesar finalizării ei.
Ca să trăieşti o viaţă minunată, secretul este să ştii ce îţi doreşti şi unde vrei să ajungi.
Mult succes! Urmăreşte şi celelalte articole de la noi!
