Indiferent dacă ești manager, membru al unei echipe sau freelancer, există multe lucruri simple pe care le poți face pentru a-ţi face ziua mai productivă.
Cu toate că pandemia „ ne-a dat pe toti peste cap”, în tot acest timp s-a pus şi mai mult accent pe productivitate.
Organizaţiile au trebuit să fie super-agile – orientându-și serviciile spre online, reorganizându-și forța de muncă făcând o trecere rapidă către lucrul hibrid sau la distanță.
Organizațiile au fost şi sunt îngrijorate dacă oamenii sunt la fel de productivi atunci când lucrează de la distanță.
Sunt studii care arată că în perioada pandemică productivitatea a crescut mai degrabă decât să scadă. Într-un sondaj, 94% dintre angajați au spus că productivitatea lor a fost mai mare sau la fel ca înainte de COVID19. O altă cercetare arată că angajații de la distanță se confruntă cu mai puțin timp neproductiv și mai puține distrageri de atenţie decât personalul de la birou.
Aşadar, lucrul de la distanță presupune să avem mai multă responsabilitate pentru gestionarea productivității noastre personale.
Dar cum facem acest lucru?
Instrumentele de urmărire ale productivităţii pun accent de regulă pe timp și sarcini. Poate ar fi nevoie să ne uităm mai întâi la rezultate și apoi să identificăm acțiunile și comportamentele care ne-au condus la succes – și apoi pe cele care ne-au împiedicat să avem succes. Ar trebui să privim productivitatea într-un mod holistic și în termeni de bunăstare emoțională. Productivitatea personală presupune să faci lucrurile care te ajută să îţi atingi scopul, trăind într-un mod echilibrat.
Este larg cunoscut și faptul că între productivitate și stres există o legătură: cu cât cineva este mai stresat, cu atât este mai puțin productiv, în timp ce o scădere a productivității poate fi un semn că ceva este în neregulă cu starea mentală a acelei persoane.
Cum îţi măsori productivitatea personală?
Există o ecuație simplă pentru măsurarea productivității: Productivitatea = Valoare/Timp
Productivitatea este valoarea pe care o creezi împărțită la numărul de ore pe care le lucrezi. Productivitatea înseamnă să ducem la bun sfârşit ceea ce ne-am propus. Întotdeauna va fi vorba despre valoare.
O persoană cu productivitate ridicată va crea aceeași valoare pentru o organizație într-un timp mai scurt sau va crea o cantitate mai semnificativă de valoare în aceeași perioadă de timp. O oră productivă este cea în care îţi îndeplineşti obiectivele propuse – în care simți că te poţi concentra asupra unei sarcini și o poţi finaliza, fără distrageri de atenţie.
Mulți dintre noi se simt mai productivi în anumite momente ale zilei sau săptămânii decât în altele. Și distragerile de atenţie variază de la întâlniri bruște și apeluri telefonice, la notificări prin chat până la a avea prea multe sarcini mici sau neimportante care te împiedică să faci „lucrurile mari” sau importante.
Iată câteva lucruri pe care le poți face și care pot avea un impact major asupra productivității tale:
1. Cât timp dintr-o zi obișnuită te concentrezi pe o anumită sarcină?
Dacă tendinţa ta este de a lucra la două sau mai multe sarcini simultan, acest lucru îţi poate afecta productivitatea. Productivitatea nu înseamnă să înghesuim mai multe lucruri în orele unei zile, ci să facem ceea ce trebuie în fiecare zi în parte.
Maximizarea productivității presupune concentrare. Suntem ceea ce ne atrage atenţia. Ideal ar fi ca sarcinile productive sau importante să-ţi ocupe atenţia. Atenţia noastră este cel mai puternic instrument pe care-l avem ca să ducem o viaţă bună şi să ne facem treaba bine.
Toate aplicațiile de gestionare a timpului sau software-ul de urmărire a productivității din lume nu te vor ajuta dacă tu nu eşti prezent, sau nu eşti concentrat pe ceea ce faci. Sunt studii care arată că mintea noastră hoinăreşte în proporţie de 47% din zi. Cu alte cuvinte, dacă suntem treji optsprezece ore, suntem implicaţi în ceea ce facem vreo opt dintre aceste ore.
Ce îţi ocupă spaţiul de atenţie în acest moment?
Toate gândurile vor să fie luate în serios, dar foarte puţine dintre ele merită acest lucru. –David Cain
Atenţia fără scop înseamnă energie pierdută.
S-a demonstrat că simplu fapt de a observa ce anume ne ocupă spaţiul de atenţie ne face mai productivi. Spaţiul tău de atenţie se lărgeşte şi se îngustează în funcţie de dispoziţia pe care o ai.
A avea un scop te ajută să-ţi prioritizezi sarcinile în aşa fel încât să nu îţi supraîncarci spaţiul de atenţie. Cea mai bună cale de a evita această supraîncărcare este să fii selectiv cu ceea ce laşi să intre în spaţiul tău de atenţie. Cu cât îţi menţii mai curat spaţiul de atenţie, cu atât mai limpede vei gândi.
2. Te simți distras, copleșit sau plictisit la serviciu?
A fi conștient de volumul de muncă și de sentimentele tale este primul pas către înțelegerea și îmbunătățirea productivității.
3. Stabileşte-ţi o listă de sarcini pentru fiecare zi
Este o modalitate excelentă de a aborda ziua într-un mod mai productiv. De asemenea, te ajută să-ţi vizualizezi prioritățile – astfel încât, dacă apar sarcini suplimentare, vei ști imediat unde se încadrează în programul tău de activităţi.
Una dintre cele mai importante reguli ale eficacităţii personale este Regula 10/90. Conform acestei reguli, primele zece procente din timpul pe care-l petreci planificânu-ţi şi organizându-ţi munca, înainte de a o începe propriu-zis, îţi vor economisi nu mai puţin de 90% din timpul necesar finalizării ei.
4. Împarte sarcinile mari în altele mai mici
Dacă te simți copleșit privind amploarea unui proiect, încearcă să-l împărți în responsabilități mai mici. Odată ce începi să bifezi lucruri mărunte din lista ta de lucruri de făcut, vei simți că faci progrese către îndeplinirea obiectivului mai mare.
5. Îţi fixezi termene limită nerealiste?
Dacă de obicei calculezi greşit durata sarcinilor, te vei trezi, în mod constant, angajându-te la mai mult decât poţi realiza, ceea ce îţi poate face viaţa foarte stresantă.
Legea lui Parkinson spune că o sarcină se va amplifica în complexitate și importanță în raport cu timpul acordat completării ei. Este magia termenelor-limită iminente. Dacă ai 24 ore să termini un proiect, presiunea timpului te va forța să te concentrezi pe executarea acestuia și nu vei avea de ales decât să te ocupi de acel proiect. Dacă vei avea o săptămână să îndeplinești aceaiași sarcină, tentația va fi să amâni.
Sunt două abordări pentru a-ți mări productivitatea:
-scurtează timpul de lucru pentru a te limita la sarcinile importante
-limitează sarcinile la ce e mai important pentru a scurta timpul de lucru
6. Nu uita să te recompensezi
Pentru fiecare sarcină pe care o bifezi din lista de sarcini, oferă-ți un mic răsfăț. Fie că este vorba de o pauză de 10 minute, de o băutură răcoritoare sau de câteva minute de stat pe rețelele de socializare, te vei simți mult mai motivat să-ți finalizezi munca mai repede dacă ştii ca vei primi o recompensă la final.
7. Programează-ţi pauzele
Luarea unei pauze te poate ajuta, de la a te concentra mai bine până la reducerea stresului. Așa că, deși ai putea crede că munca neîntreruptă este cheia pentru a-ţi termina sarcinile, este posibil să îţi pierzi concentrarea mai repede decât crezi.
Claritatea este cel mai important concept în productivitatea personală.
Motivul pentru care unii oameni fac mai multă treabă și mai repede este acela că au obiective şi ţeluri extrem de clare şi nu se abat de la ele.
Oamenii de succes au adesea succes datorită obiceiurilor pe care şi le-au creat și pe care și le mențin. Aruncă o privire atentă la oamenii care au succes în domeniul tău de activitate. Ce fac ei în mod regulat? Adoptă unul dintre obiceiurile lor și fă-l să fie al tău.
Concentrați-vă pe a fi productiv în loc de ocupat. – Tim Ferriss
Succes! Care este valoarea în formula ta de productivitate? Poți să-mi scrii în secțiunea de comentarii!
Te invit să urmărești și celelalte articole de la noi!
Sursa foto: internet
