Procesul de delegare este simplu. În practică sunt puţine sarcini care nu pot fi delegate, cum ar fi: evaluări, promovări, proceduri disciplinare, alocare de resurse şi formarea echipei. Toate fac parte din atribuţiile managerului, însă restul, se pot delega altor persoane din echipă. Am observat că sunt încă manageri care folosesc delegarea ca excepţie, nu ca regulă.
Ca manager ai mereu la dispoziţie două opţiuni: fie să îndeplineşti sarcina tu însuţi, fie să desemnezi pe altcineva să o facă. Un manager bun îşi cunoaşte foarte bine angajații și aspirațiile lor în carieră și găsește sarcini relevante pe care să le delege. Acest lucru nu numai că îl ajută pe manager, simplificându-i sarcinile și responsabilitățile, ci le permite și angajaților să-și construiască abilități care le vor fi utile în viitor.
Managerii se agață de sarcini care îi fac să se simtă ocupați și, prin urmare, importanți. Comportamentul acestor manageri poate crea adevărate blocaje în organizație.
Multor manageri le vine greu să delege ceva. Printre cele mai comune scuze, se numară următoarele:
„Este prea important”
„Trebuie să mă ocup personal”
„Echipa nu este îndeajuns de puternică, nu este pregătită”
„Doar eu pot să fac asta”
„Le este teamă că altcineva ar putea îndeplini sarcina mai eficient decât o fac ei”
„Pot crede că sunt singurii care știu cum să facă bine sarcina”
„Ei văd sarcina ca pe o parte cheie a autorității sau statutului lor”
„Nu ştiu ce sarcini să delege”
În aceste condiţii, toată lumea dă vina pe manager, pentru că munceşte prea mult şi pe echipă, pentru că este prea dependentă de liderul ei.
Echipa poate evolua doar dacă managerul îi poate delega diverse sarcini şi are încredere în ea. Delegarea şi antrenarea au legatură una cu cealaltă. Ambele asigură îndeplinirea de către manager a sarcinilor manageriale esenţiale: să-i determine pe ceilalţi să facă ceva.
Să ne uităm mai atent la motivele pentru care managerii nu deleagă:
1. „Este mult mai ușor pentru mine să fac singur sarcina”.
Managerul se gândeşte că dacă ar încerca să pregătească o persoană, ar dura un timp, apoi nu e sigur de rezultat, iar în cazul în care angajatul va greşi, va trebui să o facă tot el. Este în regulă să faci tu acea sarcină, cu excepția cazului în care aceeași sarcină va trebui făcută și săptămâna viitoare și săptămâna următoare și tot așa. Vei putea să faci tu toate sarcinile de fiecare dată? Gândește pe termen lung!
Alocă timp pentru a-i învăţa şi pe cei din echipa ta cum să rezolve anumite sarcini. Suprevegherea –sau monitorizarea-execuţiei sarcinilor este procesul prin care te asiguri că sarcinile sunt rezolvate la termen şi în limita bugetului alocat.
2. “Nu am cui să deleg”
„Echipa mea este atât de ocupată, echipa mea nu este suficient de pricepută, echipa mea este …”, şi lista poate continua la infinit. De cele mai multe ori, este vorba de prioritizare şi focus pe sarcinile cu adevărat importante pe care doar tu le poţi face. Deleagă sarcinile care nu sunt importante, dar urgente. Nu vei avea timp suficient să le faci tu pe toate, ocupă-te de lucrurile vitale, lucruri care aduc valoare echipei/organizaţiei din care faci parte. Ca manager, sarcina ta este să-ţi ajuţi oamenii să se dezvolte.
Delegarea sarcinilor e mijlocul pe care îl poţi folosi pentru a-i face pe aceştia să dea tot ce au mai bun în plan profesional.
3. „Dacă aș delega toate sarcinile, eu ce aș mai face?” „Unde mai este valoarea mea?”
Vrei să obții timp și spațiu pentru a-ți permite să faci sarcini vitale, cu adevărat importante? Vrei să fii promovat într-o funcţie superioară? Atunci nu mai folosi această scuză. Sarcina managerului este să facă lucrurile prin intermediul celorlalţi.
4. Experiența managerului – Știi să delegi?
Obţinerea rezultatelor de care eşti capabil, ca manager, ţine de abilităţile tale de a organiza munca şi de a-ţi supraveghea eficient oamenii, pentru a-şi îndeplini sarcinile la termen şi în limita bugetului alocat. Deleagă sarcini de la simplu la complex oamenilor potriviţi pe care îi ai în echipa ta. Nu subestima niciodată potenţialul unei persoane. Aşteaptă-te ca oamenii tăi să reuşească, şi vei fi de mai multe ori surprins plăcut decât neplăcut.
Până la urmă, toate aceste scuze, duc la lipsa încrederii în echipă şi la infatuarea managerul.
Delegarea înseamnă că trebuie să investești timp și da, vor exista greșeli.
De reţinut este faptul că, atunci când deleagă, managerul nu renunţă la responsabilităţi, ci doar deleagă anumite sarcini, fiind responsabil în continuare pentru rezultatul final.
Investeşte în dezvoltarea angajaţilor tăi, crează un mediu de lucru pozitiv pentru ca aceștia să facă tot posibilul pentru a căpăta încredere şi a oferi rezultatele dorite. Nu îţi învinui oamenii dacă nu ştii să delegi.
Delegarea este o abilitate critică care se învaţă. Ţi-ai făcut din învăţare un obicei?
Dacă nu, fă-ţi un plan în acest sens şi începe cât mai repede.
Te așteptăm la cursul pentru dezvoltarea abilității de a delega.
Mult succes! Urmărește și celelate articole de la noi!
