Când ceva nu merge bine, mai ales la locul de muncă, există un instinct, şi anume: acela de a căuta vinovați. Acesta nu este un mod eficient de a preveni apariția problemelor în viitor.
Prin urmare, ca să rezolvăm o problemă în mod eficient astfel încât ea să nu mai apară, trebuie să identificăm cauza-rădăcină a problemei în cauză.
Cei care lucrează în management, știu că au de rezolvat problemele structurat folosind anumite modele și strategii de rezolvare.
Indiferent ce problemă ai avea, o soluție practică de rezolvare, este preferată uneia perfecte deoarece determină actiunea, și deci, un rezultat.
Soluționarea eficientă a problemelor în general are la bază trei principii:
- Familiarizarea cu problema
2. Concentrare asupra cauzelor, nu a simptomelor
3. Prioritizarea problemei
Sakichi Toyoda, fondatorul Toyota Motor Company a dezvoltat o tehnică simplă numită „Tehnica celor 5 De ce?”, care este un tip de analiză a cauzelor- rădăcină pentru a remedia şi rezolva problemele care au apărut în interiorul companiei. De atunci, această tehnică a fost adoptată pe scară largă ca parte a metodologiilor de perfecţionare continuă Kaizen şi Six Sigma.
Tehnica celor „5 De ce” a lui Sakichi Toyoda este foarte simplă.
Pentru a o folosi, începe cu problema cu care te confrunţi şi apoi întrebă:’’De ce?’’, până când ai descoperit cauza- rădăcină a problemei.
Este necesar ca la fiecare ’’De ce?’’ să se răspundă cu o cauză care este atât necesară cât şi suficientă pentru a determina pasul anterior. Necesar înseamnă că dacă nu ar exista cauza, efectul nu s-ar întâmpla, suficient înseamnă că, cauza este suficientă pentru a face ca efectul să se întâmple sigur.
De exemplu: Imagineaza-ţi că echipa IT din organizaţia ta tocmai a lansat un software pentru a urmari productivitatea angajatilor, dar nimeni din echipa ta nu îl foloseşte chiar dacă au fost instruiţi pentru acest lucru.
Cum poţi soluţiona problema?
Utilizează cei” 5 De ce?” ai lui Sakichi Toyoda pentru a ajunge la rădăcina problemei.
Poţi începe să-i întrebi pe angajaţi „De ce nu folosiți noul soft?”. Presupunem că spun că nu le place, pentru ei nu este confortabil.
Următorul pas: întrebi din nou “De ce nu vă place?”
Ei spun că sistemul cere informaţii şi pierd timp cu asta.
Atunci întrebi din nou:“De ce credeți că pierdeți timp?”
Răspunsul lor este că sistemul le cere să scrie toate activităţile pe care le fac, şi asta le îngreunează şi mai mult activitatea.
Şi pe sistemul acesta, întrebi până ajungi la cauza-rădăcină a problemei.
Uneori nu este nevoie de cinci întrebări, se poate ajunge şi după trei sau patru întrebări la cauza- rădăcină a problemei, dar de obicei în cinci repetări este suficient să se identifice cauza-rădăcină a problemei.
De ce este necesar să foloseşti o tehnică de investigare atunci cînd te confrunţi cu o problemă?
Dacă nu ai folosi o tehnică de investigare a problemei, ai fi probabil supărat că oamenii din echipa ta nu fac lucrurile pe care le ceri şi ar da vina unii pe ceilalţi. Dacă investigaţia este efectuată corect eliminarea acestei cauze-rădacină va preveni eroarea în viitor.
Dacă ai de rezolvat probleme şi vrei să preîntâmpini potenţiale conflicte poţi folosi această tehnică.
Tehnica celor “5 De ce?” este o modalitate simplă de a ajunge la cauza -rădacină a unei probleme astfel încăt acea problemă să nu mai apară.
Foloseşti-o şi tu atât pentru a rezolva probleme la locul de muncă cât şi probleme personale.
Mult succes! Urmăreşte şi celelalte articole de la noi!
Sursa foto: internet
