Lucrul la distanță a devenit un lucru obișnuit în mediul de afaceri de azi și acest lucru vine la pachet cu o serie de provocări specifice.
Echipele virtuale au nevoie de aceleaşi lucruri de care are nevoie orice echipă şi anume: un obiectiv bine definit, o stabilire clară a rolurilor şi responsabilităţilor în cadrul echipei, să existe opţiuni de comunicare care să satisfacă toate necesităţile echipei, să existe opţiuni de învăţare şi schimbare de direcţie.
Care este rolul managerului unei echipe la distanță?
Rolul managerului este de a ajuta echipa să înveţe cum să fie o echipă la distanță şi mai mult decât oricând să găsească modalităţi de a face ca munca desfăşurată de echipă să fie eficientă.
Rolul managerului este de a construi şi a consolida încredere în cadrul echipei pe care o conduce. Încrederea este fundamentul relaţiilor de succes şi elementul crucial în succesul unei echipe la distanţă.
Revenind la rolul managerial, a învăţa să conduci o echipă virtuală înseamnă să înţelegi mai multe lucruri despre oameni şi procesul de colaborare dintre aceştia, şi să nu te focusezi doar pe abilitatile tehnologice.
Care sunt aspectele- cheie pentru a conduce echipe la distanţă?
Un aspect-cheie este obiectivul. Managerul trebuie să stabilească un obiectiv clar, explicit, care să fie înţeles de către toţi membrii echipei sale. Şi ar fi bine să se asigure că acest lucru se și întâmplă.
Obiectivul este important în vederea obţinerii rezultatelor, dar şi pentru crearea spiritului de echipă. Dacă este un obiectiv clar, toată energia echipei se va canaliza spre îndeplinirea obiectivului respectiv.
Din cauza faptului că nu au loc întâlniri faţă în faţă, va fi necesar să verifici mai frecvent dacă obiectivele au fost înţelese, cu alte cuvinte să te asiguri că toată lumea ştie ce are de făcut. Stabileşte obiective cu termene de realizare şi raportare, evident.
Tehnologia îți oferă acum modalităţi de reamintire a obiectivului, a termenelor de realizare, elemente care fac parte din strategia de comunicare.
La ce trebuie să mai acorzi atenţie?
Acordă atenție la stabilirea rolurilor în echipă. Trebuie să defineşti roluri clare şi în cadrul echipelor virtuale, în primul rând legat de strategia de comunicare şi informare. Aceste roluri pot să constituie inclusiv suport tehnic pentru persoanele care au nevoie; persoane responsabile cu arhivarea informaţiilor, persoane care vor monitoriza rezultatele, ş.a.m.d
Recomand aici acordarea unui timp mai mare de adaptare şi acomodare, deoarece se schimbă obiceiuri, rutine şi dinamica modului de comportament va fi alta (unii angajaţi se adaptează mai uşor, alţii mai greu şi trebuie să ai în vedere acest lucru).
Faptul că nu se mai lucreaza faţă în faţă poate duce la apariţia unor neînţelegeri, de aceea ar trebui acordat mai mult timp de adaptare.
Cel mai important aspect cred, este cel legat de comunicare şi interconectare, partea de relaţionare. Aici am în vedere interacţiunea şi dinamica de grup.
Din cauza faptului că sunt la distanţă, unii dintre membrii echipei pot să simtă ca sunt singuri, se pot simţi excluşi, pot să comunice mai greu, relaţiile pot fi fragmentate şi poate să apară acel sentiment de neîncredere, de nonsinergie al echipei, ceea ce îi poate face mai puţin productivi.
Dinamica echipelor virtuale poate să fie influenţată şi de mijloacele tehnologice pe care le folosesc angajaţii, astfel încât trebuie acordată o atenţie deosebită modului în care angajaţii interacţionează unii cu ceilalţi.
Aş încuraja comunicarea deschisă, si adaptarea flexibilă la probleme de genul neajunsuri tehnologice sau lipsa de cunoştinţe, sau lipsă de comunicare şi deschidere.
Aici este nevoie de leadership, de încurajarea comportamentului de cooperare, de siguranţă şi încredere, este nevoie de o viziune clară, de motivarea fiecarui membru al echipei în parte.
Ca manager va trebui să fii atent la limbajul verbal şi nonverbal al fiecărui membru din echipă, pentru a putea să construieşti relaţii eficiente şi pentru a creşte motivaţia şi încrederea oamenilor din echipa pe care o conduci.
Un alt aspect este cel legat de control şi feedback.
Controlul se referă la faptul că trebuie să fii atent la ceea ce se întâmplă în cadrul echipei tale, aici aş recomanda să existe un echilibru între încredere şi control, adică să nu fie doar control. Ca manager trebuie să înţelegi când şi unde poţi acorda autonomie, să ştii cum să-i responsabilizezi pe toţi membrii echipei şi să nu faci micromangement.
Legat de feedback, feedback-ul ar trebui să vizeze în primul rând stilul de comunicare, frecvenţa şi claritatea comunicarii şi rezultatele obţinute.
Nu uita și de distracție. Discută liber și despre alte lucruri, nu doar cele legate de birou. Scopul este să păstrezi oamenii conectați și de a crea un sentiment de apartenență și comuniune.
Părerea mea este că echipele virtuale vor deveni în mod rapid regulă mai degrabă decât excepţie în rândul organizaţiilor moderne.
Acum câţiva ani un om de afaceri american, spunea că: “birourile fizice vor deveni un lucru al trecutului.” Deşi unii s-au arătat sceptici, în mare parte acest lucru deja se întâmplă.
Succesul acestor organizaţii va depinde şi de capacitatea angajaţilor de a folosi informaţiile şi de abilitatea acestora de a învăţa continuu.
Managerii care conduc echipe virtuale trebuie să fie prezenți, să fie consecvenţi, să ştie să planifice, pentru a păstra echipa motivată, implicată, performantă. În cele din urmă nu vă așteptați să fie ușor, vor apărea multe provocări. Fii răbdător,fii empatic, nu fii rigid!
Este clar că această soluţie de a lucra la distanţă este una potrivită mai ales în contextul actual şi studiile ne arată că sunt mai multe avantaje în acest sens, motiv pentru care se va păstra acest mod de lucru într-un sistem hibrid și post pandemie. În concluzie, va trebui să îţi formezi abilităţi şi să continui acest mod de lucru. Numărul de ore petrecute la birou nu va mai fi o măsură a productivității, iar companiile vor lua în calcul indicatorii de rezultate.
Mult succes! Urmărește și celelalte articole de la noi!
Sursa foto: internet
